… minder vergaderen in 2017. Want wees eerlijk menig medewerker/leidinggevende rent van vergadering naar vergadering en heeft aan het einde van de dag het gevoel niet aan eigenlijke werk toe te zijn gekomen. Voor velen onder ons een bron van frustratie. Dus wat zou er mooier zijn dan in 2017 minder te vergaderen en weer tijd te hebben voor je eigenlijke werk.
In veel organisaties waar men spreekt van een vergadercultuur, is vergaderen echter een noodzakelijk kwaad. Die noodzaak tot afstemming is er omdat allerlei problemen, bijzondere klantvragen of andere verstoringen niet tijdens het ‘eigenlijke werk’ kunnen worden opgelost. Daarvoor zijn medewerkers/leidinggevenden van meerdere afdelingen nodig. Hoe meer het primaire proces (daar waar je als organisatie het geld mee verdient) over verschillende afdelingen loopt hoe groter de noodzaak tot afstemming en dus vergaderen. Dit wordt nog eens versterkt doordat er van organisaties steeds meer flexibiliteit en innovatie wordt gevraagd om in te spelen op de ontwikkelingen in de omgeving. De essentie is dat hoe meer je het primaire proces opdeelt in verschillende afdelingen het probleemoplossend vermogen op die afdelingen afneemt en de vergadertijd navenant toeneemt. Het beperken van de vergadertijd is in dergelijke situaties wel een nobel streven, maar het zal de bedrijfsvoering en het bedienen van de klant niet ten goede komen. Sterkere nog het leidt tot (nog meer) frustraties en irritaties tussen afdelingen. Vaak zijn dergelijke vergaderingen dan ook nog eens doorspekt met allerlei eigen (vaktechnische) belangen of ontstaan er interpretatieverschillen over wat er is afgesproken.
Organisaties die het werk rondom klantprocessen (type klanten en/of diensten) organiseren laten zien dat die afstemming veelal tijdens het reguliere werk gebeurt en veel minder extra vergadertijd kost. Leden van het team overleggen gedurende het werk continu over hoe ze hun klanten met wisselende vragen zo goed mogelijk kunnen bedienen. Hiervoor is geen apart overleg nodig. De teams stellen zelf de prioriteiten, passen werkprocessen gedurende het werk zelf aan en krijgen continu directe feedback van de markt waardoor ze er snel en effectief op kunnen reageren. Dat lukt omdat de leden van het team zicht hebben op het volledige proces en vanuit hun expertise weten wat er nodig is om tot betere resultaten te komen. Het probleemoplossend vermogen in dergelijke teams is dus groot. Bovendien hebben alle leden van het team hetzelfde doel dus het vergaderen gaat efficiënter en doelgerichter.
Wens jij voor je organisatie minder vergadertijd in 2017 zodat iedereen aan het einde van de dag het gevoel heeft iets zinvols en nuttigs heeft gedaan, kijk dan eens hoe het werk in jouw organisatie is georganiseerd. Zou je de verschillende vormen van organiseren en de invloed daarvan op de effectiviteit en efficiency van afstemming eens willen ervaren, speel met je collega’s ons vliegtuigspel.