….“Al weer iets nieuws?” Gaan je haren overeind staan? Wellicht! Dat zal zeker gebeuren als je het als een apart project van het management ziet. Agile werken wordt een teleurstelling als de rest van de organisatie niet mee verandert. Als de bestaande structuur en cultuur in stand blijft gaat het schuren. Maar wat als je de hele organisatie scrum of agile organiseert. Hoe zou dat eruitzien? Wat levert het je dan op?
Wat is scrum en agile?
Scrum is een manier om in een continu proces het doen en het leren te combineren. Deze methodiek werd aanvankelijk door IT organisaties gebruikt bij het ontwikkelen van nieuwe of het verbeteren producten en diensten. Niet door je in een achterafkamer op te sluiten, maar door met alle betrokkenen iets nieuws te ontwikkelen. Stap voor stap met alle in- en extern relevante stakeholders en met regelmatige feedback van de klant. Met andere woorden multifunctionele teams. Agile is eigenlijk niet anders. Met agile wordt bedoeld dat organisaties snel en flexibel op veranderingen in de omgeving kan inspelen. Ook hier zie je dat er wordt gewerkt met multifunctionele teams. Steeds meer organisaties ontdekken de mogelijkheden van scrum en agile en introduceren het als een nieuw project in de organisatie, gekoppeld aan bepaalde diensten of producten.
Werkt het als project?
Bij de introductie van scrum en agile als project, blijft de bestaande organisatie uiteraard in stand. Deze is vaak functioneel ingericht. Met andere woorden het productieproces, het primaire proces blijft over de verschillende afdelingen lopen. Steeds vaker hoor je dat de resultaten tegen vallen. In de eerste plaats zijn mensen niet gewend om in multifunctionele teams samen te werken. Maar veel belangrijker, afdelingen blijven stukken werk aan zichzelf toe eigenen voor dat deel waarvoor zij zich verantwoordelijk voelen en veelal ook zijn. Daardoor lopen de besluitvormingsprocessen stroperig en moeizaam. De reactie is vaak dat steeds hogere eisen worden gesteld aan de scrummaster (dit is degene die verantwoordelijk is voor het toepassen van de principes) of aan de producteigenaar (productowner). Hij of zij zal in staat moeten zijn om de verschillende partijen (afdelingen) met ieder hun eigen belangen bij elkaar te brengen. De vraag is of dat gaat werken. Immers de verschillende afdelingen hebben targets die ze moeten realiseren en dan is er ook nog zoiets als beroepstrots. Je voelt het al aankomen, hier botsen twee verschillende manieren van aansturen, waarin juist de deelnemers van een “scrumteam” klem zitten. Je hebt namelijk te dealen met je verantwoordelijkheid als lid van het scrumteam en tegelijkertijd voel je de druk van je leidinggevende en collega’s van je afdeling. Hoe zo vinden medewerkers het lastig om in multifunctionele teams te werken, vraag ik mij dan af? En natuurlijk lopen besluitvormingsprocessen stroperig. Je begrijpt dat ik nogal sceptisch ben om in een dergelijke context scrum/agile te introduceren.
Wanneer werkt het wel?
Dat het lastig kan zijn de principes van scrum en agile werken in een organisatie te introduceren, wil niet zeggen dat ik ze daarmee maar overboord wil gooien. Sterker nog ik weet dat de principes van scrum en agile flink effect hebben als je ze integreert in de manier waarop je het werk organiseert en aanstuurt. De kracht ervan is dat je denkt vanuit het product of dienst die je aan een klant wilt leveren en vandaaruit iedereen die daaraan bijdraagt samen zet in een multifunctioneel team. Iedereen uit dat team ziet direct wat de impact van zijn/haar bijdrage is op het resultaat. Je denkt of leert dus niet meer alleen te denken vanuit je eigen vakgebied of verantwoordelijkheid maar juist jouw expertise in te zetten om samen tot een goed resultaat te komen. Integreer dit principe in je hele bedrijfsvoering. Stel teams samen rondom producten/diensten die je als organisatie levert. Ervaring leert dat dan je handelingssnelheid en flexibiliteit niet alleen toenemen maar het ook een serieuze kostenbesparing oplevert en het informatieverlies fors wordt gereduceerd. Bijkomend voordeel is dat het plezier in en de betrokkenheid bij het werk van medewerkers en management juist sterk toeneemt.
Nieuwsgierig?
Ben jij nieuwsgierig hoe dit werkt, wil je zelf ervaren wat de belangrijke principes zijn, wat het met jouw motivatie doet? Kom voor een halve dag werken in onze vliegtuigfabriek.